|
PEJABAT PELAJARAN DAERAH KUALA LANGAT
|
|
UNIT LATIHAN/ PENDAFTARAN & PERHUBUNGAN
|
EN MD. DUJALI BIN JEMO
Pegawai Latihan / Kaunselor Daerah
PN NAHARIAH BINTI HASSAN NUDIN
Penyelia Latihan / Pendaftaran & Perhubungan
Pegawai PPD / Penolong PPD
- Bertanggungjawab memastikan program latihan personel dilaksanakan dengan lancar dan berkesan di peringkat organisasi.
Penyelia Latihan Dan Perkembangan Staf
- Bertanggungjawab membantu mewujud, menyelaras dan memantau program pengurusan latihan yang dikendalikan di peringkat PPDKL.
- Bertanggungjawab membantu mengemukakan laporan pelaksanaan pengurusan latihan kepada Pihak Pengurusan.
- Bertanggungjawab membantu memastikan program penambahbaikan pengurusan latihan dilaksanakan dari semasa ke semasa.
- Membantu mengenal pasti keperluan latihan yang diperlukan oleh pegawai dan staf sokongan melalui kajian keperluan latihan.
- Membantu menganalisis kajian keperluan latihan pegawai dan staf sokongan.
- Membantu merancang aktiviti latihan pegawai dan staf sokongan.
- Membantu, mengedar, mengumpul dan menganalisis soalselidik keberkesanan latihan.
- Melaporkan kepada Pegawai PPDKL / Penolong PPDKL perkaitan dengan pengurusan latihan yang telah dilaksanakan di peringkat daerah.
Pembantu Penyelaras Perkembangan Staf Unit / Sektor
- Membantu mengenalpasti keperluan latihan dan merancang program-program latihan yang sesuai untuk pegawai dan staf di peringkat sektor/unit masing-masing.
- Membantu Unit Latihan mengedar dan menganalisis borang keperluan latihan.
- Membantu melaporkan status pelaksanaaan pengurusan latihan di peringkat sektor/unit kepada Unit Latihan.
PROSEDUR
- Membantu mengenal Pasti Kompetensi Staf
- Membantu Pegawai Unit Latihan menerima dan melaksanakan arahan untuk menentukan kompetensi yang perlu ada pada staf di PPDKL dengan mengedarkan borang maklumat berkaitan Kompetensi (Borang JPS/S3P-LAT-01/ ), kepada Ketua Sektor/Ketua Unit untuk diedarkan kepada semua pegawai dan staf.
- Semua pegawai dan staf PPDKL diminta melengkapkan maklumat peribadi dan kelayakan ikhtisas dan Ketua Sektor/Ketua Unit akan mengisi maklumat sama ada pengetahuan/kemahiran bertepatan dengan bidang tugas staf masing-masing.
- Membantu Pegawai Unit latihan mengumpul borang maklumat kompetensi matriks dari semua sektor dan membuat rumusan berdasarkan maklumat kompetensi matriks. Rumusan ini dikemukakan kepada Ketua Unit Perkhidmatan/ Pengarah.
Membantu mengenal Pasti Keperluan Latihan
- Membantu Pegawai Unit Latihan menerima dan melaksanakan arahan untuk menentukan tahap kompetensi yang perlu ada pada semua pegawai dan staf di PPDKL dengan mengedarkan borang maklumat kompetensi (Borang JPS/S3P-LAT/02 -Lampiran A1 dan A2) kepada semua ketua sektor/atau ketua unit untuk dilengkapkan mengikut keperluan organisasi..
- Penyelaras Perkembangan Staf semua sektor/unit akan mengumpul semula borang-borang maklumat kompetensi staf yang lengkap diisi oleh pegawai dan staf .
- Penyelaras Perkembangan Staf sektor/unit akan menyediakan rumusan analisis kompetensi staf dan melengkapkan Borang Analisis Keperluan Latihan (Borang JPS/S3P-LAT/03-Lampiran B). Borang ini diserahkan kepada Pegawai Unit Latihan untuk disepadukan bagi PPDKL .
Pembantu Perancangan Latihan
- Membantu Pegawai unit latihan menyepadukan keperluan bidang latihan berdasarkan Borang Analisis Keperluan Latihan Personel (Borang JPS/S3P-LAT/03 -Lampiran B).
- Membantu Pegawai Unit Latihan mengkaji dan merancang bidang latihan yang diperlukan oleh staf dan menyediakan jadual perancangan latihan (Borang JPS/S3P-LAT/04-lampiran C) berdasarkan analisis keperluan latihan (Borang JPS/S3P-LAT/03-Lampiran B), dan tawaran kursus/latihan daripada KPM / JPN atau mana-mana agensi kerajaan dan swasta dan menyerahkan cadangan perancangan latihan kepada Pegawai Pelajaran Daerah untuk diluluskan oleh pihak pengurusan.
- Membantu Pegawai Unit Latihan menyediakan Takwim Pelaksanaan Kursus Tahunan berdasarkan cadangan perancangan kursus/latihan yang telah diluluskan dalam mesyuarat pengurusan dan menyerahkan takwim kepada Ketua Sektor/ketua unit.
Membantu Urusan Pelaksanaan Kursus/Latihan
- Membantu Pegawai Unit Latihan menerima arahan dan melaksanakan kursus/ latihan yang telah diluluskan oleh pihak pengurusan.
Latihan yang dikendalikan oleh unit latihan PPDKL dilaksanakan berpandukan perkara-perkara berikut :
a. mengenal pasti pegawai/ staf/kumpulan sasaran berdasarkan Borang keperluan latihan(JPS/S3P-LAT/03-Lampiran B) dan jadual perancangan kursus (JPS/S3P-LAT/04-Lampiran C).
b. membantu mengenal pasti penceramah bagi kursus/latihan yang diperlukan.
c. membuat tempahan tempat kursus/latihan dan tempahan makan dan minum peserta.
d. Membantu Pegawai Latihan mengurus sumber kewangan
e. menyediakan dan mengedarkan surat panggilan kursus/latihan kepada staf yang terlibat.
f. menyediakan peralatan/bahan yang diperlukan
g. menyediakan sijil penyertaan, sijil penghargaan dan cenderamata penceramah
h. Menyediakan borang-borang penilaian keberkesanan kursus yang berkaitan untuk disii oleh pegawai yang menghadiri kursus.
i. Menghantar salinan sijil penyertaan kepada unit pentadbiran /perkhidmatan untuk tujuan simpan dalam fail dan rekod dalam buku perkhidmatan.
Latihan yang dikendalikan oleh agensi kerajaan / Swasta dilaksanakan dengan berpandukan perkara-perkara berikut:
a. Membantu mengenalpasti pegawai/staf/ kumpulan sasaran berdasarkan Borang keperluan latihan(JPS/S3P-LAT/03-Lampiran B) dan jadual perancangan kursus (JPS/S3P-LAT/04-Lampiran C)
b. Membantu membuat rumusan dan menyediakan senarai calon untuk dihantar kepada agensi kerajaan/swasta mengikut keperluan organisasi.
c. menghantar surat panggilan kursus/latihan kepada personel yang terpilih .
d. membantu Pegawai Latihan mengurus sumber kewangan jika perlu.
e. Menyediakan sijil penyertaan/penghargaan jika perlu.
f. Membantu menyediakan borang-borang penilaian keberkesanan kursus yang berkaitan untuk diisi oleh pegawai yang menghadiri kursus.
g. Membantu menghantar salinan sijil penyertaan kepada unit pentadbiran untuk tujuan simpan dalam fail dan rekod dalam buku perkhidmatan.
Penilaian Kursus/Latihan Anjuran PPDKL
- Urus setia atau penceramah akan mengadakan ujian pra dan ujian pasca untuk menilai tahap kefahaman pegawai/staf tentang kursus yang akan dan telah dihadiri.
- Membantu Pegawai latihan mengedarkan borang soal selidik keberkesanan program perkembangan staf (Borang JPS/S3P-LAT/05-Lampiran D) kepada peserta kursus selepas kursus untuk menilai keberkesanan keseluruhan kursus/latihan yang dihadiri.
- Membantu Pegawai latihan akan mengedarkan borang penilaian keberkesanan kursus (Borang JPS/S3P-LAT/06 Lampiran E) kepada peserta kursus untuk menilai keberkesanan kursus yang diikuti. Pengesahan penyertaankursus akan dibuat oleh Ketua Sektor/Ketua Unit.
- Ketua Sektor/Ketua Unit boleh mengarahkan staf yang dilatih untuk menyampaikan maklumat kursus kepada staf lain dalam tempoh masa 3 bulan selepas menghadiri kursus.
- Ketua sektor/ketua unit boleh menilai keberkesanan penyampaian maklumat oleh pegawai dengan menggunakan (Borang JPS/S3P-LAT/08 -lampiran F dan JPS/S3P-LAT/08 Lampiran F1. Ketua unit/ketua sektor menilai pegawai dari segi peningkatan mutu kerja dalam tempoh 3 bulan selepas pegawai menghadiri kursus.
Membantu Pegawai Latihan akan membuat analisis keberkesanan kursus dan menyediakan laporan keberkesanan.
- Penilaian Kursus/Latihan Anjuran Pihak Swasta Atau Agensi Kerajaan
- Membantu Pegawai Latihan mengedarkan borang soal selidik keberkesanan program perkembangan staf (Borang JPS/S3P-LAT/05 -lampiran D) kepada peserta kursus selepas kursus untuk menilai keberkesanan penceramah kursus/latihan yang dihadiri.
- Membantu Pegawai Latihan akan mengedarkan borang soal selidik keberkesanan program perkembangan staf (Borang JPS/S3P-LAT/05-Lampiran D) dan Borang Pengesahan Penyertaan Kursus(Borang JPS/S3P-LAT/07-Lampiran E1) kepada peserta kursus selepas kursus anjuran pihak swasta atau agensi kerajaan untuk menilai keberkesanan keseluruhan kursus/latihan yang dihadiri.
- Pengesahan penyertaan kursus akan dibuat oleh Ketua Sektor/Ketua Unit.
- Borang-borang tersebut diserahkan kepada pegawai perkembangan staf sektor/unit masing-masing untuk mendapat pengesahan Ketua Sektor/Ketua Unit.
- Ketua Sektor/Ketua Unit boleh mengarahkan staf yang dilatih untuk menyampaikan maklumat kursus kepada staf lain dalam tempoh masa 3 bulan selepas menghadiri kursus.
- Ketua Sektor/Ketua Unit boleh menilai keberkesanan penyampaian maklumat oleh pegawai dengan menggunakan borang JPS/S3P-LAT/08-Lampiran F dan F1. Ketua Unit/Ketua Sektor menilai pegawai dari segi peningkatan mutu kerja dalam tempoh 3 bulan selepas pegawai menghadiri kursus.
- Membantu Pegawai Unit Latihan mengumpul semua borang
- keberkesanan kursus dan menyediakan laporan serta membuat perancangan kursus untuk tahun berikutnya dan menyerahkan perancangan kepada ketua sektor.
- Membantu Pegawai latihan membuat analisis dan mengenalpasti langkah-langkah penambahbaikan atau tindakan susulan sekiranya perlu.
- Membantu Pegawai Latihan menerima salinan sijil penyertaan pegawai yang menghadiri kursus dan menyerahkan sijil tersebut kepada unit pentadbiran untuk tujuan simpan di dalam fail dan rekod di dalam buku perkhidmatan.
Kategori program latihan yang perlu dinilai adalah berdasarkan tempoh berikut :
a. Program /kursus dalaman/luaran : 2 hari ke atas
b. Program/ kursus dalaman/luaran : 1 hari mengikut keperluan organisasi.
- Menjalankan tanggungjawab yang diarahkan dari semasa ke semasa oleh Pegawai Pelajaran Daerah , Penolong Pegawai Pelajaran Daerah dan Penolong PPD Pengurusan Sekolah dan Pegawai Latihan PPD serta Ketua-Ketua Unit PPD Kuala Langat.
|
